POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y AVISO DE PRIVACIDAD
GRAFIPRO S.A.S.
1. MARCO LEGAL Y NORMATIVO La presente Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales se elabora en estricto cumplimiento de los mandatos de la Constitución Política de Colombia (Artículos 15 y 20), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales.
2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos físicos o digitales que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de GRAFIPRO S.A.S. (en adelante “La Empresa”), actuando en calidad de Responsable o Encargado del tratamiento. Cubre la información de clientes, prospectos, proveedores, empleados, contratistas, usuarios de la plataforma Grafipropublicidad.com y usuarios finales de las herramientas tecnológicas y de marketing operadas por La Empresa (incluyendo Códigos QR).
3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: GRAFIPRO S.A.S.
Sitio Web: Grafipropublicidad.com
Área Encargada: Departamento de Privacidad y Servicio al Cliente info@grafipropublicidad.com
4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO Para el tratamiento de datos personales, Grafipro S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento se sujetará a lo establecido en la ley.
Finalidad: Todo tratamiento obedecerá a una finalidad legítima que será informada al titular.
Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos. No estarán disponibles en internet a menos que el acceso sea técnicamente controlable.
Seguridad: Se implementarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Los datos personales recolectados serán utilizados para las siguientes finalidades según el grupo de interés:
A. Para Clientes (Servicios de Impresión, Diseño y Marketing):
Elaborar cotizaciones, facturas y gestionar el cobro de los servicios.
Mantener comunicación constante sobre el estado de producción de materiales litográficos, digitales o gran formato.
Envío de piezas publicitarias, campañas de remarketing, newsletters y promociones comerciales propias de Grafipro S.A.S.
Gestión de bases de datos entregadas por los clientes bajo la figura de Encargado para fines de impresión de dato variable (envíos masivos, carnets). Estos datos serán procesados exclusivamente para la producción y destruidos de manera segura máximo 30 días después de la entrega del pedido.
B. Para Usuarios de Plataformas Tecnológicas y Códigos QR (Datos Sensibles / Biométricos):
Finalidad Técnica: Capturar, almacenar temporalmente y reproducir los mensajes de voz (datos biométricos) asociados a los códigos QR interactivos generados por La Empresa.
Tratamiento de Datos Sensibles: La Empresa informa que el registro de la voz es catalogado como un dato sensible. Por lo tanto, el titular tiene el derecho a no proporcionar dicha autorización. La recolección de estos audios es estrictamente voluntaria y facultativa.
Limitación y Retención: Estos audios de máximo 30 segundos serán alojados en servidores en la nube exclusivamente para habilitar el funcionamiento del código QR durante su vida útil comercial acordada (tres meses). Finalizado este período, los audios serán purgados y eliminados definitivamente de las bases de datos de La Empresa.
C. Para Proveedores y Contratistas:
Evaluación y selección de proveedores.
Gestión de pagos, transferencias bancarias y emisión de certificados tributarios.
Verificación de antecedentes comerciales y cumplimiento de normatividad de prevención de lavado de activos (Sarlaft).
D. Para Empleados y Candidatos:
Procesos de selección, pruebas psicotécnicas y entrevistas.
Gestión de nómina, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y riesgos laborales.
Evaluaciones de desempeño y mantenimiento de la historia laboral.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES (HABEAS DATA) De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Empresa.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, salvo las excepciones legales.
Ser informado, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante La Empresa.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Grafipro S.A.S.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
A. Procedimiento para Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de La Empresa. La solicitud deberá enviarse por escrito al correo electrónico designado. La Empresa responderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Procedimiento para Reclamos (Actualización, Rectificación, Supresión): El Titular que considere que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo indicando los hechos, la descripción del reclamo, la dirección, y acompañando los documentos a valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. De no ser posible, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no excederá ocho (8) días hábiles adicionales.
8. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS En la prestación de sus servicios, especialmente el alojamiento web, plataformas CRM o servidores en la nube para los Códigos QR con audio, Grafipro S.A.S. podrá apoyarse en proveedores tecnológicos ubicados en el exterior (ej. Estados Unidos o Europa). Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente a La Empresa a transmitir y/o transferir sus datos a terceros países que ofrezcan niveles adecuados de protección de datos, siempre bajo los mandatos de la normatividad colombiana y asegurando acuerdos de confidencialidad.
9. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Grafipro S.A.S. cuenta con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, orientados a proteger las bases de datos de adulteraciones, pérdidas y accesos no autorizados, implementando controles de acceso lógico (MFA), cifrado de datos en reposo cuando aplique, y archivadores físicos con control de llaves para la documentación administrativa.
10. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y DE LA POLÍTICA Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez cumplida la finalidad y respetando los tiempos de retención documental exigidos por las normas contables, fiscales, laborales y el Código de Comercio colombiano, los datos serán eliminados. Esta política entra en vigor a partir de su fecha de publicación en el sitio web Grafipropublicidad.com. Cualquier modificación sustancial será notificada a los titulares a través del mismo portal.